Du bist ein Organisationstalent, hast Freude an digitalen Lösungen und behältst auch in einem lebhaften Arbeitsumfeld den Überblick? Dann erwartet dich bei uns eine abwechslungsreiche Aufgabe, in der du sowohl deine administrativen Fähigkeiten als auch dein Flair für IT und digitale Prozesse einbringen kannst.

Zur Verstärkung unseres Teams im Sekretariat suchen wir nach Vereinbarung eine/n

Sachbearbeiter/in Sekretariat & IT Koordination 50%-60%

Aufgaben

Im Inserat: Deine Aufgaben

IT-Koordination und digitale Unterstützung

• Du bist die erste Anlaufstelle für das Team bei Fragen und Problemen rund um unsere Fachapplikationen und übernimmst die Rolle als Super User/in.
• Du eröffnest Support-Tickets, überwachst deren Bearbeitung und koordinierst die Anliegen mit unserem IT-Dienstleister Digisol.
• Du fungierst als Bindeglied zwischen unserem Team und Digisol und stellst eine zielgerichtete Kommunikation sicher.
• Du unterstützt bei Bedarf im First Level Support für das Extranet.
• Du übernimmst die Stellvertretung für die Betreuung unseres Tools für das Veranstaltungsmanagement sowie unserer Website.
• Du unterstützt das Team bei der Einführung neuer Prozesse und Systeme und wirkst aktiv in IT-Projekten mit

Sekretariat und Administration

• Du organisierst zusammen mit deinen zwei Kolleginnen das Sekretariat und stellst einen effizienten und professionellen Ablauf der administrativen Aufgaben sicher.
• Du führst die Geschäftskontrolle und sorgst für eine zuverlässige Erfassung und Nachverfolgung der Geschäfte.
• Du bearbeitest den Posteingang und Postversand, organisierst den Aktenbeizug und kümmerst dich um die Rücksendung und Archivierung von Akten.
• Du erledigst administrative Arbeiten im Zusammenhang mit Rechtskraftabklärungen, Aktenverzeichnissen und Fallabschlüssen.
• Du bereitest Auszahlungen im Rahmen von Opferhilfeverfahren vor und übernimmst die Kontierung allgemeiner Rechnungen.
• Du nimmst Telefonanrufe entgegen, leitest diese weiter und beantwortest einfachere Anfragen selbstständig.
• Du organisierst Termine, Sitzungen und Veranstaltungen und führst die Teamagenda und protokollierst Sitzungen.

Profil

im Inserat: Das bringst du mit

• Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst Erfahrung in der Sekretariatsführung und in der administrativen Unterstützung eines Teams mit.
• Du hast eine hohe IT-Affinität und interessierst dich für digitale Anwendungen, Systeme und Prozesse.
• Du bist versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich rasch in neuen Fachapplikationen zurecht.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert, sorgfältig und dienstleistungsorientiert.
• Du bist kommunikativ, lösungsorientiert und hast Freude daran, unterschiedliche Anspruchsgruppen zu unterstützen.
• Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.
• Du bist teamorientiert, flexibel und packst gerne mit an.
• Du bringst idealerweise Erfahrung im Projektumfeld oder in der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern mit.

Angebot

(im Inserat: Darauf kannst du dich freuen)

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen.
• Eine zentrale Rolle als organisatorische und digitale Drehscheibe unseres Teams.
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe aktiv mitzugestalten.
• Ein kollegiales Team, das deine Unterstützung schätzt.
• Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, in dem Administration, IT und Organisation Hand in Hand gehen.

Bewerbung

Interessiert?

Dann sollten wir uns unbedingt kennenlernen! Wir freuen uns auf deine vollständige Bewerbung über unser Online-Tool.

Für Fragen steht dir deine zukünftige Vorgesetzte Ami-Sahra Buchmeier gerne telefonisch unter +41 43 259 46 34  zur Verfügung.

Für Fragen zum Rekrutierungsprozess steht dir unser Team HR Beratung & Services unter +41 43 259 25 66 oder hr_ji@ji.zh.ch gerne zur Verfügung.

Bewerbungen von Vermittlern berücksichtigen wir nicht.